Como reduzir custos de comunicação em empresas

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Qualquer empresa de médio ou grande porte demanda habilidade e agilidade em sua comunicação interna. São avisos, circulares, memorandos, comunicações diversas e outras formas de trocar informação de maneira rápida e eficiente.

Mas as mudanças no jeito que a comunicação acontece pode fazer diferença nas respostas e resultados da empresa. Por isso separamos algumas informações sobre como reduzir custos de comunicação na empresa. Confira:

As desvantagens da comunicação impressa em empresas

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Em uma empresa de grande porte, a demanda por comunicação através de impressos é sinônimo de despesas. Os gastos diretos com papel e impressão são grandes e ainda demandam espaço para serem arquivados ou força humana de trabalho para serem transportados até seu destino. Sem falar que a comunicação impressa ainda gera descarte, que é o maior prejuízo de todo este processo: o ambiental. E mesmo o descarte demanda força humana de trabalho.

A comunicação eletrônica demanda investimento. Uma grande porção do setor empresarial ainda resiste a mudanças procedimentais cuja base seja digital. Mas por quê? Uma hipótese talvez seja a de que ainda estamos entre três grandes gerações: uma completamente digital, outra que se adaptou e outra ainda que resiste e não compreende os processos.

Como reduzir custos com a comunicação na empresa

Ainda que muitos tenham resistência em se adaptar ao uso das tecnologias, o fato é que essa adaptação é necessária tanto por motivos econômicos quanto ambientais — sem falar na diferença que pode fazer para uma empresa em termos gerais. Confira:

1. Vantagem econômica

Empresas de transporte e logística do Brasil que buscaram implantar soluções eletrônicas já conseguiram contabilizar alguns resultados financeiros positivos da substituição de documentos físicos por documentos digitais.

A AGV Logística, por exemplo, descobriu que entre janeiro e dezembro de 2012, conseguiu economizar R$ 140 mil  em papel e impressões de documentos. E como a empresa cresceu ao longo de 2013, essa economia também aumentou, ampliando os ganhos.

2. Armazenamento otimizado

Um outro aspecto que deve ser levado em consideração é que além da economia, há uma otimização no tratamento e armazenamento dos dados, que ficam todos passíveis de análise e cruzamento posterior, caso haja a necessidade.

Ou seja, em tempos de internet, a comunicação impressa vem se tornando muito cara: além de onerosa na produção, exige gastos no descarte e/ou muito espaço para ser guardada. Já a comunicação digital permite controle, certificação, acompanhamento.

Comunicação interna

Como há empresas que possuem reservas quanto à rede aberta de computadores, redes de comunicação interna podem ser a melhor solução de comunicação unificada para empresas que não querem se arriscar a muita exposição.

Produtos como o Audiocodes transformam o atendimento e troca de informações, tanto de modo interno quanto externo, em algo fácil e rápido de executar. E a NFS oferece instalação, manutenção e reparo de equipamentos de comunicação para empresas de todos os tamanhos. Entre em contato e saiba como os serviços da NFS podem aumentar a economia de sua empresa!

E você, como planeja reduzir os custos de sua empresa? Conte para a gente nos comentários abaixo!

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